Project Integration Manajement (Manajemen Integrasi)

Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi,  menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek manajemen dalam Grup Manajemen Proyek  termasuk  dalam Kawasan Pengetahuan Proyek  Integrasi  Manajemen.  Karakteristik  penyatuan, konsolidasi, artikulasi dan tindakan integratif sangat penting bagi penyelesaian suatu proyek dalam  konteks  integrasi.

            Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batas-batas. Interaksi antara proses-proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek.

            Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek Integrasi Rencana Pengelolaan.

Apakah Manajemen Proyek Integrasi?

             Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi.

Proses apa saja yang Terlibat dalam Manajemen Proyek Integrasi?

             Integrasi manajemen melibatkan tujuh proses. Yang pertama dari proses ini adalah pengembangan piagam proyek. Piagam memulai proyek proyek. Dokumen ini memberi wewenang proyek untuk mendapatkan berlangsung. Proyek charter negara tujuan proyek dan nama manajer proyek. Hal ini biasanya tidak lebih dari satu halaman panjang.

Proses kedua adalah pengembangan ruang lingkup pernyataan awal. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam unsur manajemen lingkup PMBOK. Pernyataan lingkup mendefinisikan apa dan apa yang bukan bagian dari proyek. lingkup laporan Yah-pasti akan menampilkan semua dan hanya bekerja terlibat dengan suatu proyek tertentu.

Proses ketiga dalam manajemen integrasi merupakan pengembangan dari rencana proyek. Rencana proyek meliputi project charter, definisi proyek, tujuan proyek, anggaran proyek, jadwal proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, pendekatan, rencana pengelolaan, dan penilaian risiko awal.

Proses selanjutnya yang terlibat adalah mengarahkan dan pemantauan pelaksanaan proyek. Ini adalah ketika proyek benar-benar akan berlangsung. Produk yang dihasilkan selama fase ini meliputi produk deliverable akhir. Jika proyek ini di TI, deliverable akan menjadi program perangkat lunak.

Kelima, pekerjaan proyek harus dipantau dan dikendalikan. Salah satu aspek penting dari proses ini adalah manajemen perubahan. Permintaan untuk perubahan proyek dapat dilakukan selama siklus hidup proyek. Jika permintaan ini tidak dimonitor dan dikontrol, maka kualitas proyek dapat dikompromikan. Sebuah tim harus dibentuk dalam rangka untuk mengawasi permintaan perubahan dan penerapan perubahan. Proses ini berkaitan erat dengan keenam: mengontrol perubahan yang terintegrasi.

Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek. Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek.?

Integrasi Manajemen Proyek

• Risiko Kondisi

1. Perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya

2. Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan

3. Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh

4. Tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek

• Resiko akibat Event

1. Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu

2. Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan

3. Kecelakaan Proyek

4. Berhenti bekerja

Lingkup Manajemen

• Risiko Kondisi

1. Persyaratan penilaian yang tidak memadai

2. Kurangnya perencanaan – kurangnya lead time

3. Miskin definisi ruang lingkup dan rincian paket pekerjaan

4. Lingkup perubahan tanpa waktu yang sesuai dan perubahan anggaran

• Resiko akibat Event Perubahan

1. Dalam lingkup “untuk membuat sesuatu pekerjaan”

2. Unbudgeted kerja dan ulang

3. Menghasilkan overruns biaya dan serius waktu

Manajemen Waktu

• Risiko Kondisi

1. Miskin memperkirakan waktu atau kebutuhan sumber daya

2. Manajemen yang buruk dari jalur kritis, dan / atau mengapung

3. Lembur berlebihan

• Resiko akibat Event

1. Khusus penundaan: keterampilan tenaga kerja atau materi kekurangan, tanpa motivasi,    pemogokan

2. Perlu untuk percepatan Sebelumnya

3. Rilis produk kompetitif

4. Keunggulan kompetitif dan proyek dibatalkan

Manajemen Biaya

• Risiko Kondisi

1. Kesalahan / kelalaian

2. Tidak ada investigasi masalah diprediksi

3. Asumsi produktivitas over-optimis

4. Kurangnya biaya, perubahan atau pengendalian kontinjensi

• Resiko akibat Event

1. Serius anggaran overruns

2. Uang habis dan proyek dibatalkan

Manajemen Mutu

• Risiko Kondisi

1. Tidak konsisten, definisi tidak lengkap atau tidak jelas kualitas

2. Miskin sikap terhadap kualitas

3. Desain / material / pengerjaan

4. Jaminan kualitas yang tidak memadai / program kontrol

• Resiko akibat Event

1. Penolakan kerja

2. Kualitas produk tidak kompetitif

3. Produk kinerja kegagalan

Manajemen Sumber Daya Manusia

• Risiko Kondisi

1. Tidak tepat struktur organisasi atau alokasi tanggung jawab

2. Inferior kepemimpinan atau gaya manajemen bimbang

3. Tidak adanya motivasi dan akuntabilitas Konflik

4. Tidak dikelola

5. Pekerja yang tidak kompeten

• Resiko akibat Event

1. Umum tidak ada upaya tim

2. Organisasi kegagalan, penghentian pemogokan

Komunikasi Manajemen

• Risiko Kondisi

1. Kecerobohan dalam perencanaan dan dalam berkomunikasi rencana

2. Kurangnya pemahaman dan penanganan yang tidak tepat kompleksitas

3. Kurangnya konsultasi dengan pemangku kepentingan

• Resiko akibat Event

1. Tidak dapat dipercaya atau tidak benar informasi yang mengarah ke tindakan yang salah atau kelambanan

2. Gagal harapan stakeholder

Manajemen Risiko

• Risiko Kondisi

1. Risiko Mengabaikan atau “diasumsikan begitu saja”

2. Tidak jelas tugas tanggung jawab risiko – internal tim, kontraktor, dan pihak ketiga

3. Keengganan untuk menerima kepemilikan tanggung jawab risiko

4. Miskin asuransi manajemen

• Resiko akibat Event

1. Dihindari terjadi peristiwa risiko

2. Dengan penundaan akibat dan overruns biaya

3. Kerusakan terhadap kualitas

4. Kerusakan Merek Kelembagaan

Manajemen Pengadaan

• Risiko Kondisi

1. Kompetitif pembelian

2. Klausul kontrak tidak dapat dilaksanakan, kondisi

3. Keuangan kelemahan tertular pihak

4. Permusuhan dan hubungan kontrak non-kooperatif

5. Tidak pantas tugas kontrak risiko

• Resiko akibat Event

1. Klaim litigasi, pemukiman

2. Kontraktor tidak mampu, kepailitan, kegagalan

Proses Integrative Manajemen Proyek

• Mengembangkan Piagam Proyek
• Mengembangkan Pernyataan Pendahuluan Ruang Lingkup Proyek
• Kembangkan Rencana Manajemen Proyek
• langsung dan Mengelola Pelaksanaan Proyek
• Memantau dan Kerja Pengendalian Proyek
• Kontrol Ubah Terpadu
• Tutup Proyek
Sumber : http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-integrasi-proyek

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.

Stakeholder

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

Faktor Kesuksesan Proyek

Kesuksesan seseorang tidak akan lepas dari lingkungan sekitarnya seperti dukungan, infrastruktur,tujuan bisnis yang jelas dan manajer yang tentunya berpengalaman.

Beberapa Fungsi Kerja Manajemen Proyek :

1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek

2. Mengidentifikasikan stakeholder dan membuat keputusan

3. Mengembangkan daftar tugas mendetail

4. Memperkirakan kebutuhan waktu

5. Mengembangkan flowchart manajemen proyek

6. Mengindetifikasikan SDM berikut anggaran yang dibutuhkan

7. Mengevaluasi kebutuhan proyek

Keahlian Seorang Manajer Proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.

Keahlian yang disarankan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.

2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.

3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.

4. Keterampilan teknologi

5. Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.

6. Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tsb.

Berikut adalah karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif :

Effective project manager

.Visioner

.Kompeten

.Motivator yang baik

.Mendukung anggota tim

.Membuat ide – ide baru

Ineffective project manager

.Minder

.Motivator yang buruk

.Tidak Kompeten

.Komunikator yang buruk

(source: http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/)

Teknik Penjadwalan Proyek

Untuk menetukan waktu yang diperlukan untuk mengembangkan suatu sistem, analis sistem sering menggunakan sustu teknik kuantitatif yang disebut dengan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Pekerjaan yang besar supaya dapat diselesaikan tepat pada waktunya memerlukan koordinator dan prosedur kerja yang baik meliputi :
1.Kapan proyek tersebut selesai
2.bagaimana urut - urutan pekerjaan untuk tiap - tiap bagian,kapan mulainya dan kapan selesainya
3.Pekerjaan - pekerjaan mana sajakah yang merupakan waktu terlama untuk selesainya proyek tersebut (jalur ini disebut dengan jalur kritis)
4.Pekerjaan - pekerjaan mana sajakah yang ditunda danb berapa lamakah waktu maksimum penundaan yang di ijinkan
5.Pekerjaan - pekerjaan mana sajakah yang harus mendapat perhatian khusus

(Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2028110-teknik-penjadwalan-proyek/)

Project Scope Management

Pengertian Project Scope Management

• Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.
• Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.
• Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.

Proses Projeck Scope Management

• Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
• Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
• Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
• Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
• Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek

• Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang , memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
• Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
• Identifikasi proyek potensial.
• Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
• Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

• Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
• Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
• Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

• Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.
• Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.
• Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT

Metode pemilihan proyek

• Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.
• Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

- Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
- Kategorikan proyek tegnologi informasi
- Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
- Menggunakan metode skor tertimbang
- Menerapkan balanced sorecard
Kategori proyek IT

• Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.
• Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.
• Kategirisasi lain adalah prioritas keseluruhan proyek

(sumber:http://ridwanlina.blogspot.com/2010/12/project-scope-management.html)

Grup Proses Manajemen Proyek

A. Proses Proyek
Proyek terdiri dari beberapa proses. Proses proyek dilakukan oleh orang-orang dan umumnya terdapat salah satu dari dua kategori utama:
1. Proses manajemen proyek berkaitan dengan menjelaskan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek
.
2. Produk – berorientasi proses berkaitan dengan menetapkan dan menciptakan produk suatu proyek. Produk – berorientasi proses yang biasanya di definisikan oleh siklus hidup proyek dan bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Kedua kategori ini saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang proyek itu berjalan. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek tidak dapat di definisikan dengan tidak adanya pemahaman dasar tentang bagaimana menciptakan suatu produk.

B. Grup Proses
Proses Manajemen Proyek membentuk menjadi lima grup, berikut adalah:
1. Initiating Processes
2. Planning Processes
3. Executing Processes
4. Controlling Processes
5. Closing Processes

Penjelasan:
1. Initiating Processes, mengorganisasikan untuk memulai fase berikutnya dari suatu proyek.
2. Planning Processes, adalah yang terpenting untuk suatu proyek karena proyek melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Akibatnya ada proses yang relatif lebih dalam bagian ini.

a. Core Processes, di bawah ini yang termasuk core processes:
• Scope Planning.
• Scope Definition.
• Activity Definition.
• Activity Sequencing.
• Activity Duration Estimating.
• Schedule Development.
• Resource Planning.
• Cost Estimating.
• Cost Budgeting.
• Project Plan Development.

b. Facilitaing Processes, di bawah ini yang termasuk facilitating processes:
• Quality Planning.
• Organizational Planning.
• Staff Acquisition.
• Communications Planning.
• Risk Identifications.
• Risk Response Development.
• Procurement Planning.
• Solicitation Planning.

3. Executing Processes, mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang telah direncanakan.
• Project Plan Execution
• Scope Verification
• Quality Assurance
• Team Development
• Information Distribution
• Solicitation
• Source Selection
• Contract Administration

4. Controlling Processes, mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
• Overall Change Control
• Scope Change Control
• Schedule Control
• Cost Control
• Quality Control
• Performance Reporting
• Risk Response Control

5. Closing Processes, melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek.
• Administrative Closure
• Contract Close-out

Manajemen Proyek dan Resiko(Pengenalan)

A. Sejarah, latar belakang, motivasi manajemen proyek pada bidang TI

Beberapa sejarah yang pernah terjadi dalam dunia proyek:

• Laporan Chaos 1995

- Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai.

- Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka.

-Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak
proyek yang diselesaikan tepat waktu.

• Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk
  proyek setiap tahun.
• belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4%
  dan 6% dalam beberapa tahun mendatang.
• Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan
  hampir $ 90,000 per tahun
• Di Amerika Serikat, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis.

Ketika ada pengerjaan proyek disuatu bidang yang berhubungan dengan TI, kerap kali ada hambatan dalam pengerjaan proyek tersebut. Maka dilakukanlah berbagai analisis untuk menangani masalah tersebut. Salah satunya yaitu dengan menganalisis resiko yang terjadi sebelum memulai proyek. Merupakan tindakan yang terlambat jika memulai proyek tanpa menganalisa resiko yang akan terjadi tersebut, karena jika tidak maka suatu proyek akan setengah jalan bahkan gagal karena ketidakmampuan menangani suatu resiko tersebut. Maka dengan itu, demi antisipasi kegagalan pelaksaan suatu pekerjaan atau proyek pada bidang TI, diperlukanlah Manajemen Proyek dan Resiko.

B. Keuntungan menggunakan manajemen proyek TI

• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik

C. Pengertian proyek dan manajemen proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara konkrit serta harus diselesaikan dalam waktu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat–alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. 

Sedangkan pengertian manajemen yaitu sebagai suatu proses,melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen.

D. Kendala-kendala manajemen proyek

Kendala yang sering dihadapi dalam manajemen proyek, secara umumnya ada 3 yaitu kendala akan waktu, biaya, dan ruang lingkup.

E. Kerangka kerja dan area knowledge manajemen proyek

Knowledge Area merupakan kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek. Kompetensi utamanya meliputi scope, time, cost, dan quality. Kompetensi pendukung meliputi human resources, communication, risk, procuremen. 1 kompetensi yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh kompetensi lainnya (project integration)

 

F. Alat dan teknik manajemen proyek

Berdasarkan PMBOK 2004, Manajemen Lingkup Proyek (Project Scope Management) terbagi atas lima tahap. Berikut tahapan dan tools yang dapat digunakan yaitu:

1.    Scope Planning:

·         Expert Judgement

·         Templates, Forms, Standarts

2.     Scope Definition

·         Product Analysis

·         Alternatives indentification

·         Experts Judgement

·         Stakeholder Analysis

3.    Create WBS

·         WBS Templates

·         Decomposition

4.    Scope Verification

·         Inspection

5.     Scope Control

·         Change Control System

·         Variance Analysis

·         Replanning

·         Configuration Management System

G. Bagan Gannt dan Diagram Network

H. Profesi dan sertifikasi manajemen proyek

Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan. PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dan kode etik yang telah ada.

I. Etika dalam Manajemen Proyek

Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.

J. Manajemen Proyek Software

Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.